Tin nhắn – nhanh nhưng dễ gây mệt
- Hãy xem nhắn tin giống như gọi điện: trước khi gửi, tự hỏi liệu giờ này người ta có "bắt máy" được không.
- Tính tức thời khiến người nhận cảm giác phải trả lời ngay. Vì vậy hạn chế nhắn ngoài giờ làm.
- Nếu phải báo tin gấp, cứ nhắn. Nhưng nếu không, hãy cân nhắc chuyển sang email hoặc đặt lịch trao đổi.
Email – chậm hơn nhưng bền hơn
Người Việt hay ngại email vì tưởng quan liêu, nhưng email có những ưu điểm khó thay thế:
- Lưu dấu vết rõ ràng – khi xảy ra tranh chấp, đọc một thread email dễ hơn lục lại ảnh chụp tin nhắn.
- Không ép trả lời ngay – người nhận có thể kiểm tra khi bắt đầu ca làm.
- Buộc suy nghĩ kỹ – soạn email tốn thời gian hơn, nhưng lại tiết kiệm cho đôi bên vì mọi thứ được trình bày mạch lạc.
- Hẹn giờ gửi – viết lúc tối, đặt lịch 8h sáng hôm sau để tránh làm phiền.
- Lưu trữ lâu dài – tìm lại dễ dàng bằng bộ lọc, tránh cảnh "đào" 7749 screenshot.
Kết hợp hai "công cụ ảo"
- Tin nhắn để báo việc nóng, xác nhận nhanh.
- Email để bàn việc cần theo dõi, làm việc với nhiều bên, hoặc khi cần bằng chứng rõ ràng.
Một chiếc văn phòng hiện đại không phải lúc nào cũng chạy theo công cụ mới. Dùng đúng cách những thứ sẵn có đã tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian – và cả sự bình yên của đồng nghiệp.