Khi doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ, đôi khi khách hàng không trả tiền ngay mà hứa sẽ trả sau. Khoản tiền chưa được thanh toán đó được gọi là khoản phải thu. Trong thực tế, không phải ai nợ tiền cũng trả đầy đủ, vì vậy doanh nghiệp phải dự phòng trước bằng cách trích ra một khoản dự kiến sẽ không thu được. Cách làm này giúp báo cáo tài chính trung thực và thực tế hơn.
Ví dụ: Giả sử một công ty đang bị nợ 10 triệu. Dựa trên kinh nghiệm, họ ước tính khoảng 1 triệu trong số đó có thể sẽ không thu được. Thay vì giả vờ như có đủ 10 triệu, họ trích ra 1 triệu làm khoản lỗ dự phòng. Khoản này không được chuyển sang phần "nợ phải trả" (liabilities) mà vẫn nằm bên tài sản, nhưng được ghi giảm, như một lời nhắc nhở rằng: “khoản này có thể không thu được.”
Nhiều người dễ nhầm tưởng rằng tiền không thu được sẽ trở thành một khoản nợ phải trả, nhưng thực tế không phải vậy. Nó vẫn liên quan đến những gì công ty sở hữu, không phải những gì công ty nợ. Tương tự như khi bạn mua một chiếc xe, theo thời gian xe mất giá: bạn vẫn sở hữu nó, nhưng giá trị giảm đi. Việc không thu được tiền cũng làm giảm giá trị khoản thu nhập dự kiến mà không tạo ra khoản nợ mới.
Một hiểu lầm phổ biến khác là: nếu công ty có tiền trong ngân hàng, công ty có thể thoải mái chi tiêu. Điều này không hoàn toàn đúng, vì một phần tiền có thể đã dành để trả nhà cung cấp hoặc thanh toán các nghĩa vụ khác. Có tiền không đồng nghĩa với việc nó hoàn toàn thuộc về chủ doanh nghiệp – nó vẫn là tài sản của công ty, và một phần có thể đã được "gắn" vào các khoản chi khác.
Một điểm quan trọng khác là mối liên hệ giữa hóa đơn chưa thu và thu nhập của doanh nghiệp. Khi bán hàng, doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán. Nếu sau này khách hàng không trả, doanh nghiệp phải ghi nhận khoản đó như một chi phí, làm giảm lợi nhuận. Vì vậy, để cẩn trọng, doanh nghiệp thường dự báo khoản lỗ này và ghi nhận sớm, giúp bức tranh tài chính trung thực hơn.
Khi doanh nghiệp quyết định tăng dự phòng nợ xấu, họ điều chỉnh hai phần: (1) giảm giá trị các khoản phải thu và (2) ghi nhận khoản dự phòng đó là chi phí. Điều này giúp duy trì sự cân đối và tránh việc công ty trông “giàu” hơn thực tế.
Quản lý các khoản phải thu là sự cân bằng giữa kỳ vọng và thực tế. Doanh nghiệp nào cũng mong khách hàng thanh toán đầy đủ, nhưng phải chuẩn bị cho tình huống ngược lại. Những điều chỉnh cẩn trọng này giúp doanh nghiệp tránh bất ngờ tài chính và thể hiện hình ảnh đáng tin cậy, ổn định với nhà đầu tư, nhân viên và đối tác. Đây là một bước nhỏ nhưng mạnh mẽ để hướng đến thành công lâu dài.