Việc chuyển toàn bộ hoạt động đấu giá sang một nền tảng mới không chỉ là một thách thức kỹ thuật – mà là một sự chuyển đổi vận hành ảnh hưởng đến mọi phần của doanh nghiệp.
Tình huống
Nhà đấu giá đang sử dụng nhiều hệ thống rời rạc:
- Một nền tảng cho việc lập danh mục
- Một nền tảng khác cho chụp và quản lý hình ảnh
- Các công cụ riêng cho lập hóa đơn
- Quy trình thủ công cho điều phối vận chuyển
- Bảng tính ở khắp nơi
Họ cần mọi thứ ở một chỗ, và Auctionet trông có vẻ đầy hứa hẹn. Nhưng triển khai? Đó mới là thách thức thực sự.
Tại sao dự án này quan trọng
Đây không chỉ là thay phần mềm. Họ có đội ngũ quốc tế, yêu cầu tuân thủ phức tạp và các quy trình thanh toán trải rộng trên nhiều quốc gia. Nếu chuyển đổi sai, doanh nghiệp có thể mất nhiều tháng đà phát triển.
Cách triển khai
1. Tiếp quản vận hành toàn diện
Thay vì cố gắng đào tạo nhân sự hiện tại trong khi họ vẫn đang chạy các phiên đấu giá trực tiếp, mình tiếp quản toàn bộ việc triển khai Auctionet:
- Lập danh mục: tạo quy trình chuẩn hóa cho mô tả và phân loại sản phẩm
- Nhiếp ảnh: thiết lập quy trình chụp hình chất lượng cao và đồng nhất
- Quản lý tồn kho: thiết lập theo dõi đầy đủ từ nhập hàng đến bán hàng
- Điều phối vận chuyển: tích hợp vận chuyển quốc tế với yêu cầu hải quan
2. Phối hợp đội ngũ xuyên múi giờ
Đội ngũ trải rộng giữa Anh và Việt Nam, điều đó đồng nghĩa:
- Tạo tài liệu phù hợp với rào cản ngôn ngữ
- Thiết lập giao thức liên lạc phù hợp với múi giờ khác nhau
- Xây dựng quy trình phê duyệt tránh tắc nghẽn ở một cá nhân duy nhất
3. Tuân thủ và thanh toán
Đấu giá quốc tế đồng nghĩa quy định quốc tế. Tôi phụ trách:
- Tuân thủ VAT cho các quốc gia khác nhau
- Tích hợp xử lý thanh toán
- Tự động hóa tài liệu hải quan
- Giao thức phòng chống gian lận
Con số quan trọng
Kết quả tháng đầu tiên:
- 1,000+ sản phẩm được liệt kê và phân loại thành công
- £12,000 doanh thu từ nền tảng mới
- Không lỗi thanh toán hoặc vi phạm tuân thủ nào
- Phối hợp trơn tru giữa các nhóm tại Anh và Việt Nam
Yếu tố tạo nên thành công
Quy trình chuẩn hóa
Thay vì cố gắng chiều theo cách làm của từng người, mình tạo một quy trình thống nhất cho mọi người làm theo. Điều này loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo tính nhất quán.
Ghi chép đầy đủ
Làm việc xuyên múi giờ và ngôn ngữ, giả định sai lầm có thể giết chết dự án. Mình ghi chép tất cả quy trình, phê duyệt và mọi trường hợp đặc biệt.
Bàn giao dần dần
Thay vì đào tạo toàn bộ cùng lúc, mình bàn giao từng phần khi đội ngũ đã sẵn sàng với từng khâu.
Khía cạnh kỹ thuật
Nền tảng tích hợp:
- Auctionet làm hệ thống quản lý đấu giá chính
- Lưu trữ đám mây cho hình ảnh độ phân giải cao
- Cổng thanh toán cho giao dịch quốc tế
- API vận chuyển để tự động tạo chứng từ hải quan
Tự động hóa chính:
- Tạo hóa đơn tự động sau khi bán
- Tạo nhãn vận chuyển kèm tài liệu hải quan
- Đối soát thanh toán đa tiền tệ
- Cập nhật trạng thái tồn kho theo thời gian thực
Bài học
Quy trình quan trọng hơn công nghệ. Nền tảng chỉ tốt khi các quy trình xung quanh nó được thiết kế hợp lý. Dành thời gian xây dựng quy trình rõ ràng ngay từ đầu giúp tiết kiệm nhiều tuần nhầm lẫn.
Phối hợp quốc tế cần giao tiếp nhiều hơn bạn nghĩ. Những gì tưởng là quá nhiều tài liệu và quá nhiều lần kiểm tra thực ra lại vừa đủ.
Chuyển đổi từng bước giảm rủi ro. Thay vì đổi toàn bộ một lúc, chúng mình chuyển từng phiên đấu giá, giúp phát hiện và xử lý sự cố mà không ảnh hưởng toàn bộ doanh nghiệp.
Kết quả sau cùng
Nhà đấu giá giờ hoạt động hoàn toàn trên Auctionet, với quy trình chuẩn hóa hoạt động trơn tru ở tất cả địa điểm. Họ có thể đào tạo nhân viên mới nhanh chóng nhờ tài liệu rõ ràng và chưa gặp bất kỳ vấn đề tuân thủ nào kể từ khi chuyển đổi.
Quan trọng nhất, họ có thể tập trung vào việc họ giỏi nhất – tuyển chọn và bán các món đồ thú vị – thay vì phải vật lộn với công nghệ.
Đang lập kế hoạch chuyển nền tảng? Hãy trao đổi yêu cầu của bạn.