Vài tips để làm việc online thật văn minh và chuyên nghiệp ạ.

Đầu tiên là mạng internet cần phải ổn định. Vì phép lịch sự nên đa số mọi người sẽ nói ‘it’s okay, it’s fine’ khi ai đó gặp sự cố về mạng như chập chờn, giật lag,…tuy nhiên nếu việc này xảy ra thường xuyên, chắc chắn mình sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, và công việc cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều. Đặc biệt là nhiều khi ai đó đang có hứng nói mà phải lặp lại, cảm hứng sẽ không còn như cũ nữa, mối quan hệ cũng từ đó mà không được tốt bằng.

Bởi vậy, đối với mạng wifi, các anh chị nên chọn nơi có mạng ổn định theo kinh nghiệm của bản thân, không nên ‘test’ quán mới hay địa điểm mới lần đầu mà đã đem máy đi họp hay học online, rất rủi ro nè. Ngoài ra, em nghĩ mỗi anh chị bây giờ cũng nên trang bị một gói 4G-5G tốc độ cao, để dự phòng trong các tình huống wifi thân thuộc cũng ‘trở chứng’. Nhìn chi phí hàng tháng có vẻ cao cho một thứ mà chúng ta không nhìn thấy được, tuy nhiên nếu đem so với tiền xăng xe thì vẫn thấp hơn nhiều đúng hông hihi?

Việc thứ hai cũng không kém quan trọng là thao tác kĩ thuật. Đa số bây giờ mình họp qua Teams, Zoom, Google Meet,…Nghe có vẻ hơi vô tâm nhưng việc thành thạo các kĩ thuật cơ bản trong các phần mềm này là ‘trách nhiệm’ của mỗi người khi họp online. Cũng giống như đi gặp mặt offline, đâu có ai không biết…bật đèn, kéo ghế, ngồi vào bàn,…đúng hông nè. Thiệt ra mấy phần mềm này cũng đơn giản, nếu chưa sử dụng lần nào thì các anh chị nên lấy ra, dợt trước với bạn một số chức năng cơ bản như: bật camera, bật microphone, chia sẻ màn hình, tham gia cuộc họp,…đặc biệt là trước khi vào một cuộc họp quan trọng. Em biết một số bạn không may phỏng vấn với lãnh sự quán hay với trường đại học mà lần đầu sử dụng Teams, loay hoay thế nào lại bị trễ, rớt visa phải apply lại, rất là đáng tiếc uhuhu. Vậy nên thao tác nhỏ này mà mang lại nhiều lợi ích lắm đó ạ.

Việc đầu tư thiết bị cũng quan trọng không kém ạ. Nếu anh chị nào làm việc chuyên nghiệp, gặp gỡ online nhiều thì nên đầu tư tương đối cho khoản này. Có thể việc mua một chiếc máy tính vài nghìn đô thấy có vẻ ‘ghê ghê’, nhưng với nó mà mình có thể ngồi ở nhà, thay thế hẳn xe máy, ô tô và hàng mớ chi phí khi đi lại thì em thấy cũng không đắt chút nào đâu nè. Em từng dùng nhiều loại rồi, nên ‘recommend’/đề xuất một số thiết bị tốt, em để thông tin dưới comment nha!

Văn hóa ứng xử trong cuộc họp online có lẽ chúng ta đều chưa quen lắm, vì thật ra cái vụ ‘online online’ này cũng chỉ mới xuất hiện cách đây 2-3 năm (từ hồi Covid), chứ trước đó mình cũng đã online đâu đúng không hihi. Em không dám múa rìu qua mắt thợ, nên có vài cái cơ bản em thấy hữu ích nên chia sẻ nè. Nên ngồi trong phòng yên tĩnh, dặn người nhà/bạn cùng phòng không làm phiền trong thời gian đó – cứ tưởng tượng như sếp/đồng nghiệp đang tới nhà mình để làm việc vậy đó.

Camera và microphone phải luôn bật – trừ trong những cuộc họp mấy chục người, tắt cam tắt mic cũng giống như đi họp mà ngồi thu lu một góc, đeo khẩu trang, khoanh tay không thèm nói chuyện với ai vậy đó hihi.

Camera: mình phải ngồi trọn trong khung hình, giống như đi chụp ảnh passport vậy đó. Muốn hình đẹp, tự tin bật camera thì phải mặc đẹp (ít nhất là khúc trên), phòng phải đủ sáng. Nên ngồi đối diện hoặc vuông góc với nguồn sáng như cửa sổ, đèn,…không nên ngồi ngược sáng. Microphone nên thử trước để đảm bảo âm lượng vừa phải, không bị vọng âm lại gây khó chịu cho người khác.

Mặc dù Covid đã đi xa thật xa, bên chỗ em người ta cũng không còn ai đeo khẩu trang khi ra đường, gặp người khác nữa, nhưng họp hành, làm việc giờ chỉ còn tối đa 30% là trực tiếp, 70% là online. Như team em làm họp mỗi tuần, tuy nhiên 3 buổi online, 1 buổi offline. Vậy nên làm sao để xuất hiện thiệt đẹp đẽ, chuyên nghiệp trong meet, trên mạng giờ đã trở thành điều tối cần thiết hihi.