EN: Building and Scaling an Online IELTS Learning Platform During COVID
March 2020: lockdown announced. My in-person IELTS tutoring business needed to become a fully remote learning platform by Monday morning. No pressure.
The challenge
COVID forced immediate changes:
- Lessons had to go online
- Payments had to be digital
- Materials had to be delivered remotely
- Student progress tracking had to be automated
- Compliance requirements for online education changed
I had a weekend to figure it out or lose all my students.
What I built from scratch
1. Rapid platform development
Weekend sprint approach:
- Friday night: researched learning and payment systems
- Saturday: set up video conferencing and payment gateways
- Sunday: built course materials and portals
- Monday: launched with existing students
Core components:
- Video lesson delivery
- Automated scheduling & booking
- Digital resource library
- Student progress tracking
- Automated reminders & follow-ups
2. Financial automation
Needed full restructuring:
- Automated enrollment and payments
- Invoicing and payroll
- Compliance reporting
- Refund and dispute handling
Result: 20% reduction in operational costs.
3. Scaling the remote team
- Standardized training materials
- Quality control processes
- Automated scheduling across time zones
- Performance tracking and feedback systems
The numbers
- £20,000 revenue in the first year
- 10% annual growth
- 20% cost reduction through automation
- 95% student retention during transition
Tech stack
- Google Workspace integration
- Automated booking and calendar tools
- Digital resource distribution
- Payment integration and compliance tools
What made this work
- Speed over perfection: launch first, refine later
- Student-first approach: focus on outcomes and experience
- Automation where it mattered: admin automated, teaching human-centered
Long-term impact
The platform became more successful than the in-person model:
- International reach
- Higher IELTS score outcomes
- Scalable and location-independent
Lessons learned
- Crisis accelerates innovation
- Automation enables scaling
- Students care about outcomes, not delivery method
VI: Xây dựng và mở rộng nền tảng học IELTS trực tuyến trong mùa COVID
Tháng 3/2020: phong tỏa được công bố. Dịch vụ dạy IELTS trực tiếp của mình cần trở thành nền tảng học trực tuyến hoàn chỉnh trước sáng thứ Hai. Không có áp lực… (thật ra là rất nhiều áp lực).
Thách thức
COVID buộc phải thay đổi ngay lập tức:
- Toàn bộ lớp phải dạy trực tuyến
- Thanh toán phải online
- Tài liệu học phải được phân phối kỹ thuật số
- Theo dõi tiến độ học viên phải tự động hóa
- Yêu cầu tuân thủ pháp lý thay đổi đối với giáo dục online
Mình chỉ có một cuối tuần để tìm ra giải pháp hoặc mất toàn bộ học viên.
Những gì mình đã xây dựng từ con số 0
1. Phát triển nền tảng nhanh chóng
Kế hoạch cuối tuần:
- Tối thứ Sáu: nghiên cứu nền tảng học online và hệ thống thanh toán
- Thứ Bảy: thiết lập hệ thống học trực tuyến và thanh toán
- Chủ Nhật: xây dựng tài liệu học và cổng học viên
- Thứ Hai: triển khai với toàn bộ học viên hiện có
Thành phần cốt lõi:
- Dạy học qua video trực tuyến
- Đặt lịch và quản lý lịch học tự động
- Thư viện tài nguyên kỹ thuật số
- Hệ thống theo dõi tiến độ học viên
- Tự động nhắc nhở và theo dõi
2. Tự động hóa tài chính
Cần tái cấu trúc hoàn toàn:
- Đăng ký và thanh toán tự động
- Quản lý hóa đơn và lương cho giáo viên
- Báo cáo tuân thủ pháp lý
- Xử lý hoàn tiền và khiếu nại
Kết quả: giảm 20% chi phí vận hành.
3. Mở rộng đội ngũ trực tuyến
- Chuẩn hóa tài liệu đào tạo
- Quy trình kiểm soát chất lượng
- Lập lịch dạy qua múi giờ khác nhau
- Hệ thống đánh giá và phản hồi
Kết quả đạt được
- Doanh thu £20,000 trong năm đầu
- Tăng trưởng 10%/năm
- Giảm chi phí 20% nhờ tự động hóa
- Giữ chân 95% học viên trong quá trình chuyển đổi
Công nghệ sử dụng
- Google Workspace tích hợp dạy học và tài liệu
- Hệ thống đặt lịch và quản lý tự động
- Phân phối tài nguyên số
- Thanh toán và báo cáo tuân thủ tự động
Yếu tố thành công
- Tốc độ hơn sự hoàn hảo: triển khai trước, tối ưu sau
- Tập trung vào học viên: trải nghiệm và kết quả học là ưu tiên
- Tự động hóa hợp lý: công việc hành chính được tự động, giảng dạy vẫn do con người thực hiện
Tác động dài hạn
Nền tảng trực tuyến thành công hơn cả mô hình trực tiếp:
- Tiếp cận học viên quốc tế
- Cải thiện kết quả thi IELTS
- Mô hình mở rộng dễ dàng và không phụ thuộc địa điểm
Bài học
- Khủng hoảng thúc đẩy đổi mới
- Tự động hóa giúp mở rộng quy mô
- Học viên quan tâm đến kết quả, không quan tâm phương thức